¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

¿Cómo se clasifican las comunicaciones según su destinatario?

Comunicaciones de recepción directa: Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella. Si se trata de una comunicación oficial. Si el sobre o empaque viene en buen estado. Comunicaciones de recepción indirecta: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida.

¿Cómo se registran las comunicaciones oficiales?

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) ...

¿Qué debe hacerse cuando se recibe una comunicación anónima?

- Cuando una comunicación oficial externa recibida en el CMH, no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y debe ser remitida sin radicar a la dependencia de su competencia quien determinará el trámite a seguir (Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001).

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de enviar comunicaciones oficiales?

Envío postal en el que se asegura la recepción de la correspondencia o en su defecto, la devolución al remitente. Para que las comunicaciones oficiales sean enviadas por correo, en la parte superior derecha del sobre debe contener la palabra CORREO, además de los datos del remitente y destinatario.

¿Qué documentos puede recibir la unidad de correspondencia?

En ella están comprendidos los siguientes tipos documentales: oficios, circulares, memorandos, informes de actividades, entre otros. Correspondencia Personal: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

¿Qué es el Acuerdo 0.60 de 2001?

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

¿Qué es comunicación no oficial?

En los párrafos anteriores se definió a la comunicación informal como la comunicación no oficial, pero esta también es conocida como aquella comunicación basada en los chismes que luego se convierten en rumores.

¿Qué sucede cuando la comunicación carece de remitente?

Esto es evidente ya que sin él no existiría la comunicación: el remitente es el encargado de enviar o transmitir un mensaje. Sin él, tampoco existiría el receptor, aquel que lo recibe. Y, por último, tampoco existiría el medio a través del cual se da ese mensaje, ya sea papel, sonido, tecnologías audiovisuales, etc.

¿Qué son las comunicaciones oficiales confidenciales?

Se entiende por comunicación confidencial, aquella cuyo contenido sólo interesa inicialmente, a su remitente y a su destinatario, expresamente indicado en ella.

¿Como debe ser la numeración para radicar los documentos recibidos?

El número de radicación debe asignarse en estricto orden de recepción de los documentos, por lo que no deben haber números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno.

¿Qué control se debe tener en cuenta en la correspondencia que llega a la empresa?

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

¿Dónde debe quedar la unidad de correspondencia?

Las entidades que deben establecer la unidad de correspondencia son las públicas y privadas con funciones públicas con el fin de establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales, también para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por éstas y contribuir al desarrollo del programa de ...

¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos recibidos?

* ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos? Para lograr un control efectivo sobre los soportes documentales externos recibidos, es necesario: * Canalizar su recibo atreves de una sola persona u oficina.

¿Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y porque se anulan?

Los números de radicación se anulan al no cumplir con los requerimientos adecuados como son: No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente ...

¿Cuáles son los documentos que no se deben radicar?

La unidad de correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación, para estos documentos cada entidad diseñara formatos de control de entrega.

¿Qué es el control de la correspondencia?

Controlar el flujo de la correspondencia en la institución, garantizando que la información llegue a la persona interesada y la comunicación se de manera adecuada y oportuna.

¿Dónde se aplica el Acuerdo 0.60 de 2001?

✓ Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

¿Qué establece el artículo 7 del Acuerdo 0.60 de 2001 comunicaciones internas?

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la ...

¿Cómo se realiza el trámite de despacho de documentos?

¿Qué señala el artículo 21 del Título Quinto de la Ley General de Archivos a las entidades en cuanto al proceso de recibo y despacho de correspondencia?

El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.