¿Por qué los documentos son importantes en las empresas?
Preguntado por: Mireia Anaya Hijo | Última actualización: 8 de febrero de 2022Puntuación: 4.1/5 (18 valoraciones)
Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documento.
¿Cuál es la importancia de los documentos?
Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
¿Cuáles son los documentos más importantes de una empresa?
- Presupuesto.
- Pedido o solicitud de compra.
- Albarán de entrega.
- Recibo.
- Factura.
- Documentos de tesorería.
¿Qué es la documentación en una empresa?
CONCEPTO: Es la disciplina que trata del estudio de los diversos documentos que intervienen en las transacciones empresariales ya sea en la comercialización y distribución de los productos; para su estudio y comprensión lo clasifica de acuerdo a su importancia y efecto legal.
¿Cómo se usa la gestión documental en las empresas?
La gestión documental en las empresas o document management es el conjunto de procesos y acciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documentación. Es una necesidad inherente a la actividad empresarial, independientemente de su tamaño o del sector económico del que participa.
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¿Qué documentos se guardan en una empresa?
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
¿Cuáles son los documentos más importantes?
- Actas de nacimiento e identificaciones oficiales. Pues te permitirán acreditar tu identidad y, en algunos casos, tu lugar de residencia. ...
- Escrituras de tus propiedades. ...
- Cuentas de ahorro e inversión. ...
- Seguros. ...
- Facturas. ...
- Testamento. ...
- Documento de voluntad anticipada.
¿Cuáles son los documentos más utilizados?
- HOJA DE VIDA.
- INFORMES.
- PEDIDO.
- AVISO.
- Es una comunicación breve, directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna noticia o advertencia. ...
- MEMORÁNDUM.
- Es un documento específico de comunicación interna de la empresa. ...
- Tiene una estructura propia:
¿Cuál es la importancia de la conservación de documentos?
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable. Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado. Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
¿Qué brindan los documentos originales?
Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad.
¿Qué importancia tiene el manejo de documentos de forma ordenada?
Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional. ...
¿Qué es la conservacion de los documentos?
La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J.
¿Qué es conservación de los documentos?
Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo con soporte análogo. ... Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.
¿Qué es la conservación de documentos?
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
¿Cuáles son los diferentes tipos de documentos?
- Documentos iconográficos. Por ejemplo: fotos, planos, dibujos, mapas.
- Documentos textuales. Por ejemplo: libros, textos, monografías, investigaciones, registros, diarios, ensayos.
- Documentos virtuales. ...
- Documentos audiovisuales. ...
- Documentos sonoros.
¿Cuáles son los 5 documentos oficiales?
- Credencial para votar vigente, expedida por el Instituto Nacional Electoral (antes Instituto Federal Electoral).
- Pasaporte vigente.
- Cédula profesional vigente con fotografía. ...
- Credencial del Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores vigente.
¿Qué documentos debe tener una persona?
- Testamento vital. Un testamento vital o directiva anticipada, es un documento legal que todas las personas necesitan. ...
- Testamento o fideicomiso. ...
- Poder notarial. ...
- Plan de protección infantil. ...
- Otros.
¿Cuál es el documento oficial más utilizado?
Son diversos los documentos oficiales de identificación expedidos por las autoridades mexicanas, entre ellos, se puede considerar como el más importante la credencial de elector expedida por el Instituto Nacional Electoral (INE).
¿Qué documentos deben estar siempre en tu oficina y porqué?
- Contratos. En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa: ...
- Documentos fiscales. Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones económicas: ...
- Escrituras. Se encuentran en este rubro: ...
- Otros archivos.
¿Cómo se conserva un archivo?
- Dale un rango de importancia. ...
- Elimina cualquier rastro de acero. ...
- Evita la humedad. ...
- El papel es enemigo del calor y la luz. ...
- Que las porta-láminas sean tus mejores amigos. ...
- Avanza hacia la digitalización.
¿Cuánto es el tiempo que se deben conservar los documentos?
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cuál es la importancia de la ordenacion documental?
Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de datos por parte de los trabajadores. ... Los sistemas de gestión documental también permiten seguir el control de accesos y de seguridad de los archivos.
¿Qué es un documento original?
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
¿Por qué son importantes los documentos para la historia?
En la cuestión archivística los documentos históricos resguardan valores secundarios: evidenciales, testimoniales e informativos. ... Los testimoniales, nos muestran la evolución de las instituciones, se asigna este valor a los documentos generados por funciones sustantivas de la institución.
¿Qué es un documento Facilitativo?
DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. DOCUMENTO INACTIVO: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO MINUTA: Es el boceto, esquema o numeración de asuntos que se volcaron al original.
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