¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?
Preguntado por: Silvia Marrero | Última actualización: 9 de febrero de 2022Puntuación: 4.6/5 (29 valoraciones)
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos.
¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). ... Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse. Eliminar los que ya no sirven.
¿Cómo funciona gestión documental?
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.
¿Cómo se puede desarrollar un sistema de gestión documental?
- Entender las necesidades y los procesos. Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. ...
- Usuarios. ...
- Metodologías de implantación. ...
- Automatiza y simplifica los procesos. ...
- Integración.
¿Cómo implementar un sistema de gestión documental en una empresa?
- Paso número 1: Planeación.
- Paso número 2: Producción.
- Paso número 3: Gestión y trámite.
- Paso número 4: Organización.
- Paso número 5: Transferencia.
- Paso número 6: Disposición de documentos.
- Paso número 7: Preservación a largo plazo.
- Paso número 8: Valoración.
¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?
¿Qué es un archivo de gestión documental?
Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.
¿Cuáles son los tipos de archivo en gestión documental?
- por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
- por series, dentro de los fondos. ...
- por expedientes, dentro de las series. ...
- por documentos sueltos.
¿Cuál es el proceso de un archivo?
Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
¿Cuáles son los 8 procesos de archivo?
- Planeación: ...
- Producción: ...
- Gestión y trámite: ...
- Organización: ...
- Transferencia: ...
- Disposición de documentos: ...
- Preservación a largo plazo: ...
- Valoración:
¿Qué es la producción de documentos?
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. ... Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
¿Cuántas etapas tiene la organización de documentos?
El Macro Proceso de Gestión Documental está integrado por cinco (5) procesos, relacionados así: Planeación documental. Producción documental. Gestión y trámite de los documentos.
¿Qué debo saber sobre gestion documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
¿Cómo se clasifican los archivos según su función?
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo.
¿Cuáles son los 3 tipos de archivos?
- De texto: txt, doc, docx, etc.
- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
- De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
- De audio: mp3, wav, wma, etc.
- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
¿Por qué es importante la implementación de un programa de gestión documental para las empresas?
Gracias a la implementación de tecnologías de gestión documental, las organizaciones podrán ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y contar con la información oportuna, lo cual se verá reflejado en un incremento en la productividad. ...
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