¿Cuáles son las formas de ordenar los documentos dentro de los expedientes?

• Escoge buenas carpetas o archivadores.
• Escoge un sistema de codificación.
• Separa la documentación por proyectos y mantén el orden.
• Deshazte de lo innecesario.
• Distingue entre documentación informativa o administrativa.

¿Cómo se debe organizar un archivo fisico?

Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido.

¿Qué es la organización de archivos?

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

¿Qué es un expediente en archivo?

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

¿Cuántos folios debe tener un expediente?

En este orden de ideas, la recomendación es que las carpetas contengan en promedio 200 folios, dependiendo la capacidad de ésta y el calibre del papel, de manera que facilite el control y manipulación de los documentos durante su consulta.

¿Cómo se conforma un expediente administrativo?

El expediente administrativo debe estar conformado por todos los documentos relevantes que ayuden a la Administración Pública a resolver un asunto. Es decir, que deberá incluir todos los decretos, acuerdos, pruebas, dictámenes e incluso notificaciones.

¿Cómo se debe organizar un archivo de oficina?

Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.

¿Qué es un sistema de Ordenacion documental?

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

¿Cuántos folios debe tener una carpeta AGN?

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Cuántos folios debe tener una az?

El AZ suele tener una anilla de 70mm o 65mm con apertura de palanca, debe tener una buena anilla pues caben casi 500 hojas de papel que pesan mas de 1,5kg por lo que no debe abrirse cuando cae todo el peso sobre ella. Se les llama también archivador de palanca.

¿Qué es un expediente híbrido?

EXPEDIENTE HÍBRIDO: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

¿Qué es un expediente en gestion documental?

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

¿Qué lleva un expediente?

¿Qué es un expediente ejemplos?

Se le denomina expediente al conjunto de documentos que forman parte de algún tema o asunto relacionado con una persona o entidad, ya sea pública o privada. El expediente mantiene esta información de una forma ordenada de menara tal que sea fácil ubicar y consultar.

¿Qué es la organización y archivo de documentos?

La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. ... Para conseguir la eficiencia en las estanteríias de archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documento almacenado.

¿Qué es asistencia en organización de archivos?

Tramita, organiza y produce documentos de archivo, desempeñándose en Unidades de Correspondencia y en las diferentes dependencias de una institución con el fin de organizar los archivos de gestión. ... - ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

¿Cuáles son los archivos según la organización de las entidades?

Los archivos según la organización del Estado : a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.

¿Cuántos folios debe tener una caja X200?

Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

¿Cómo se deben de organizar las cajas al interior de los depósitos de archivo?

Las carpetas deben almacenarse entre cajas de archivo y éstas a su vez en estanterías que se recomienda de tipo metálico con pintura antioxidante. Para los archivos de oficina las carpetas deben almacenarse en muebles de madera inmunizada y complementarse con el uso de carpetas colgantes.

¿Por qué es importante rotular las unidades de conservacion?

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. ... Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.