¿Qué tipos de agrupaciones documentales encontramos en un archivo de oficina?

• Sección documental: Archivos de una subdivisión administrativa.
• Subsección: Es una dependencia de la sección que se encarga de elaborar diferentes documentos.
• Serie: Conjunto de tipos documentales con contenido homogéneo.
• Subserie: El grupo de documentos que se desprenden de la serie.

¿Qué son las series y subseries documentales?

Las unidades documentales están conformadas por información seriada. ... Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales.

¿Cómo se identifica una serie documental?

El tratamiento archivístico consiste en tres tareas: identificar, clasificar y ordenar. El proceso de identificación de series precede a la clasificación documental e implica un proceso de reconocimiento y comprobación.

¿Cómo nace una serie documental?

LA SERIE DOCUMENTAL

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor.

¿Qué es y cuáles son los tipos documentales?

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc.

¿Qué es una pieza documental?

*Pieza Documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

¿Cuál es el orden correcto de realizar la organización documental?

Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.

¿Cómo se identifican los expedientes?

La identificación de los expedientes está en función del medio de impugnación que se haga valer, la Sala del Tribunal Electoral ante el que se presente, el orden numérico y año de interposición.

¿Qué autor se refiere a que el principio de orden original cumpla su cometido?

El Principio de Orden original data según la teoría Archivística desde el año 1881 cuando fue promulgado por el Historiador Alemán Heinrich Karl Ludolf von Sybel. Este principio trata sobre disponer u organizar los documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando.

¿Qué es el Registro Único de series documentales?

El Registro Único de Series Documentales es la herramienta que le permite al AGN llevar el control de las TRD y TVD aprobadas y convalidadas en el territorio nacional, al tiempo contribuye a la protección de la información pública, la defensa de los derechos de las personas y a la identificación, protección y ...

¿Qué es la identificación documental?

La identificación documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otra actuación archivística, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al sujeto productor de la documentación y a los tipos documentales que gestiona.

¿Qué autor se refiere a las series documentales Cómo mantener agrupados sin mezclarlos con otros?

5. Principio de procedencia Duchein plantea que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas.

¿Qué es el principio de procedencia del documento?

Principio que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

¿Qué es organizacion de procedencia?

El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.

¿Qué es conformacion de expediente?

Integración, por unidades de conservación, de toda la tipología documental referida a un caso, asunto, o expediente.

¿Qué es un expediente en un archivo?

Expediente: Es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

¿Cómo se lleva a cabo la organización de los documentos?

Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello ayudará en la coordinación de sus categorías o clases. Decida qué documentos se deben colocar en cada categoría. Cree secciones en cada categoría, ya que le ayudará en la gestión y organización de sus archivos. Cree sub-categorías para cada categoría.

¿Cómo se organizan los documentos dentro de las carpetas?

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio. – Ordenación numérica: por número de expediente. – Ordenación alfabética.

¿Cuáles son los procesos para la organización de archivos de gestión?

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa o dependencia.

¿Qué es patrimonio Archivistico?

PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO: Conjunto de documentos archivísticos que, una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente.

¿Qué son las unidades documentales?

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.