¿Qué es transferencia documental primaria?

¿Qué instrumento archivístico se utiliza para realizar las transferencias primarias y secundarias?

Formato Único de Inventario Documental- FUID: Instrumento archivístico utilizado para llevar acabo: transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión, supresión de entidades y/o ...

¿Cómo se clasifican las transferencias documentales?

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA: Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA: Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.

¿Que se requiere para realizar una transferencia documental?

Para poder realizar las transferencias documentales es necesario tener en cuenta unos requisitos mínimos de aprobación por el archivo y/o entidad receptora, así mismo realizar una preparación de la documentación, cumpliendo con los parámetros y protocolos mínimos establecidos o ejecutados por el receptor, donde se ...

¿Qué instrumentos archivísticos ordena la realización de las transferencias documentales?

El inventario documental puede considerarse como uno de los instrumentos archivísticos esenciales en la gestión documental de las instituciones, ya que es sirve para controlar, recuperar y localizar la información contenida en los documentos de archivo.

¿Qué importancia tiene la realización de las transferencias primarias?

Las transferencias documentales permiten: - Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. - Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. ... - Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

¿Qué documentos van en el archivo central?

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

¿Cuándo se hace la transferencia de documentos del archivo de gestión al central?

Cada inicio de vigencia se deberá transferir al Archivo Central los archivos que hayan cumplido su tiempo de permanencia en el archivo de gestión y según Tabla de Retención Documental. Tiempo: De acuerdo al Cronograma establecido por Administración de Documentos cada año.

¿Qué es es un CCD y cuál es su función en la elaboración de las TRD?

Cuadro de Clasificación Documental – CCD

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación.

¿Cuál es el objetivo de la transferencia de documentos?

El objetivo de la transferencia es lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado en el archivo más adecuado para ello.

¿Quién es responsable de realizar el cronograma de transferencias?

Jefes de dependencias y/o líderes de proceso: son los responsables de velar que sus dependencias y/o procesos realicen las transferencias documentales en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias Documentales.

¿Qué información aparece en la tabla de retención documental?

Las Tablas de Retención Documental son un documento plantilla en el que se especifica el manejo y categorización de los documentos. ... Revisión y análisis preliminar de la empresa, estructura organizacional y nivel de producción documental. Análisis y categorización de la información.

¿Qué son las Tablas de retención documental?

Tabla de retención documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

¿Cómo se componen las Tablas de retención documental TRD?

¿Cuánto tiempo deben estar los documentos en el archivo Central?

Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años. La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores.

¿Quién es el responsable del archivo de gestión?

Los Archivos de Gestión dependen orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se someten a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico, de la ...

¿Qué es un responsable de archivo?

Planear, programar, Coordinar y dirigir las actividades para custodiar y conservar la documentación histórica del Archivo Municipal, vigilando que se mantenga organizado y actualizado el inventario y guía documental para facilitar la localización, consulta y difusión de los documentos.

¿Cuál es el archivo de gestión?

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

¿Qué es archivo central y de gestion?

Archivo Central. Archivo Central es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

¿Cuánto tiempo pueden durar los documentos en el archivo?

Conservar los documentos: Blanqueo de capitales

10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.

¿Cuánto tiempo dura un documento en archivo?

Aquí se encuentran gran número de archivos de oficina y los documentos permanecerán allí durante 15 años, aunque este término puede variar dependiendo del espacio existente. Transcurridos esos años los documentos pasan al Archivo General de la Administración donde permanecerán un período de 25 años.