¿Por qué es importante la foliación de documentos en las oficinas administrativas?
Preguntado por: Francisca Roque | Última actualización: 22 de enero de 2022Puntuación: 4.3/5 (69 valoraciones)
Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
¿Cuál es la forma correcta de foliar?
- La foliación utilizará números arábigos.
- Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números.
- No se debe foliar utilizando suplementos A, B, C, ó bis.
- Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara del documento.
¿Qué es la foliación de documentos?
Foliación: "Acto de enumerar los folios solo por su cara recta" // "Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental".
¿Qué documentos no se Folian?
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales – CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
¿Cómo se debe foliar un documento de doble cara?
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
¿Qué se debe realizar si me equivoco al foliar?
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
¿Cómo se hace un foliado de atrás para adelante?
Llegados a este punto, ¿cómo foliar un documento en PDF de atrás hacia adelante? Seleccionamos el archivo a enumerar. El nuevo archivo debe estar en orden completamente inverso al original. El nuevo archivo debe estar en orden completamente inverso al original .
¿Qué es un folio en un expediente?
Foliar: Acción de numerar hojas. Foliatura: Numeración de los folios Folio: Hoja. Cada una de las caras o páginas de un expediente o proceso. Proviene del latín “folium” y hace referencia a una hoja de papel o pergamino.
¿Cuántos folios debe tener una carpeta de hoja de vida?
Cada carpeta tendrá un máximo de 200 a 250 folios, si el número de folios excede de 250 se abrirá otra carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta (asunto) y el No.
¿Cómo se conforma un expediente judicial?
La foliación debe hacerse solo con números; Puede realizarse con la máquina numeradora y no es necesaria la foliación con letras, el encargado de ésta labor también es el auxiliar judicial (no el secretario judicial) a cargo de la tramitación del proceso, quien realizará la foliación al momento de formar las carpetas ...
¿Qué establece la Ley 594 de 2000?
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000? Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. ... Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
¿Qué es y cuáles son los tipos documentales?
Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc.
¿Qué es la recepción de documentos?
Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
¿Cómo se debe foliar una hoja de vida?
Los documentos deberán ser foliados en “NÚMEROS”, con LAPICERO DE TINTA SECA COLOR “AZUL”, SIN ENMENDADURAS NI BORRONES Page 3 de la manera siguiente: Lado ANVERSO de cada hoja; foliar en la parte Superior derecha de cada página.
¿Cómo se pone el folio en Word?
- Haz clic en la pestaña “Insertar” en la cinta de opciones de MS Word.
- En la tercera sección desde la derecha, encontrarás la opción “Número de página” debajo de las opciones de encabezado y pie de página.
¿Cómo se deben organizar los archivos?
Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido.
¿Cómo se debe archivar en una carpeta?
- Vaya a la biblioteca de documentos que contiene el archivo, la carpeta o el vínculo que desee resaltar.
- Haga clic con el botón derecho en el archivo, carpeta o vínculo que desea resaltar y, a continuación, seleccione Anclar a la parte superior.
¿Cuántos folios debe tener una az?
El AZ suele tener una anilla de 70mm o 65mm con apertura de palanca, debe tener una buena anilla pues caben casi 500 hojas de papel que pesan mas de 1,5kg por lo que no debe abrirse cuando cae todo el peso sobre ella. Se les llama también archivador de palanca.
¿Cuántos folios debe tener una caja x200?
Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
¿Cómo enumerar de atrás hacia adelante en Word?
- Haga clic en Insertar > Números de página.
- Seleccione una posición (izquierda, central o derecha y encabezado o pie de página).
- Seleccione Incluir el número de páginas para mostrar el número total de páginas, como página 7 de 9.
¿Cómo foliar un expediente en PDF?
- Abra el archivo PDF al que desee agregar el encabezado y pie de página.
- Elija Herramientas > Editar PDF. ...
- En la barra de herramientas secundaria, seleccione Encabezado y pie de página > Agregar.
- Si es necesario, especifique los valores de Fuente y Margen.
¿Cómo foliar los anexos?
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos revistas, etc) , que se encuentren, se numerarán como un solo folio. Si se 0pta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada, dejándose constancia de su existencia dentro de la unidad documental a la que pertenecen.
¿Cuáles son los pasos para la recepción de documentos?
- Recibo de documentos oficiales.
- Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibo.
- Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
- Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
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