¿Es igual un documento a un documento de archivo?

¿Cuál es la importancia de los documentos de archivo?

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. ... Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.

¿Qué es la producción de documentos?

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

¿Cuáles son los tres tipos de archivos?

¿Cuál es la diferencia entre un documento y un archivo?

Documento: Es todo registro de información independientemente de su soporte físico. Expediente: Es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

¿Qué es un documento y un ejemplo?

Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.

¿Qué es un documento y un expediente?

El expediente es un conjunto de documentos ordenados sobre un mismo asunto que están sujetos a un procedimiento administrativo.

¿Que se entiende por archivo de concentracion?

Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades productoras, que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden ser eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de valoración documental.

¿Cuáles son los tipos de archivos de una empresa?

¿Cuáles son las 3 fases del ciclo vital del documento y por qué?

el ciclo vital del documento es Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Quizás esta confusión se da por la estrecha relación que tienen estas tres clases de archivos con los documentos.

¿Cuántas fases tiene el Archivo?

Las fases son cuatro: Archivo de oficina. Archivo central. Archivo intermedio.

¿Cuáles son los procesos archivísticos?

La organización de documentos es el proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos del Seguro Social de Salud, con la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso a la información.

¿Qué norma menciona los 8 procesos de la gestion documental?

El PGD desarrolla sistemáticamente los ocho (8) procesos de gestión documental para el AGN: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración; detalla las actividades a ejecutarse en cada uno de estos procesos cuatrienalmente en plazos planificados a corto ( ...

¿Por qué es tan importante construir un archivo en una entidad?

Los archivos custodian y preservan el legado documental único de una organización, de una ciudad, de un gobierno… El objetivo principal (y primordial) es conservar nuestra memoria. Que no nos falle nunca el “de dónde venimos” para saber el “a dónde debemos ir”. Difusión de nuestro patrimonio histórico.

¿Qué importancia tiene el manejo de documentos de forma ordenada?

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional. ...

¿Qué es un archivo dentro de una empresa?

Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias, de manera orgánica y automática, y conservados como testimonio de información. ... El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas: 1) Almacenar la documentación.

¿Cómo se pueden clasificar los archivos?

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican: por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad. por series, dentro de los fondos. ... por expedientes, dentro de las series.

¿Cómo puedo saber qué tipo de archivo es?

Ver la extensión de un archivo a través de las propiedades de archivo. Para ver un archivo usando las propiedades de archivo no tenemos más que hacer clic con el botón derecho sobre el archivo en cuestión y a continuación, en el menú contextual, pulsar sobre “Propiedades”.

¿Cuántos años tiene de vigencia un documento?

El ciclo vital de los documentos

Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años, pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que generalmente tienen una vida útil de 5 años. Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.

¿Qué es un archivo de trámite?

Es la unidad de archivo integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto. Funciones: Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.

¿Qué es un documento de comprobacion inmediata?

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA: Son creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.