¿Dónde debe quedar la unidad de correspondencia?

Preguntado por: Arnau Muro  |  Última actualización: 25 de enero de 2022
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Las entidades que deben establecer la unidad de correspondencia son las públicas y privadas con funciones públicas con el fin de establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales, también para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por éstas y contribuir al desarrollo del programa de ...

¿Dónde debe estar ubicada la unidad de correspondencia?

UBICACIÓN DE LAS UNIDADADES DE CORRESPONDENCIA Las unidades de correspondencia pueden estar ubicadas dentro o fuera del Archivo Central, en ambos casos estas deben cumplir con el desarrollo de las fases de producción, recepción, tramite, distribución y consulta de las comunicaciones oficiales de una entidad.

¿Qué es la unidad de correspondencia?

La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y registro de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia ...

¿Qué servicio presta la unidad de correspondencia?

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de ...

¿Cuáles son los procesos de la unidad de correspondencia?

La Unidad de Correspondencia registra y radica en la planilla de control de comunicaciones recibida el documento, señalando datos como (Nombre y proceso remitente, número de radicación, fecha y hora de recibo, nombre del funcionario responsable del trámite).

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y PROCEDIMIENTOS

35 preguntas relacionadas encontradas

¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la Unidad de Correspondencia cuál sería el procedimiento a realizar?

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

¿Qué es un manual de correspondencia y cuáles son sus componentes?

Está compuesto por los procedimientos de planeación, producción documental, gestión y trámite, organización documental, transferencia documental, disposición de documentos y preservación a largo plazo.

¿Qué es enrutamiento en la unidad de correspondencia?

El enrutamiento o ruteo es la función de buscar un camino entre todos los posibles en una red de paquetes cuyas topologías poseen una gran conectividad.

¿Qué control se debe tener en cuenta en la correspondencia que llega a la empresa?

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

¿Qué es la ventanilla única unidad de correspondencia y cuáles son sus funciones?

Las funciones de la ventanilla Única de correspondencia son recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones internas que se generen por parte de la Institución y las externas en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.

¿Qué es un archivo de correspondencia?

La Coordinación de Archivo y Correspondencia es la encargada de ejecutar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aplicando los conocimientos propios y especializados en procura de la oportuna y debida prestación del servicio, como la efectividad de los planes, ...

¿Qué herramientas y equipos se utilizan en una unidad de correspondencia?

EQUIPOS:
  • * El escáner.
  • * La máquina de escribir.
  • ELEMENTOS DE ESCRITORIO.
  • · Clips-metálico,
  • · Ganchos de cosedora.
  • · Perforadora.
  • · Cosedora.
  • · Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio.

¿Qué es una unidad de correspondencia y porque se considera como parte integral de un programa de gestión documental?

Parte integral de un Programa de Gestión Documental: Porque es una unidad que gestiona todo tipo de información, encargada de llevar a cabo el control, clasificación y organización de los documentos que son recibidos y enviados para cada dependencia, y debe ir de la mano con el cumplimiento y desarrollo de los ...

¿Qué diferencia hay entre el concepto de correspondencia y de comunicacion oficial?

La correspondencia son todas las comunicaciones de carácter privado que llega a las entidades a título personal. Comunicación oficial son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad.

¿Quién firma la correspondencia de entrada?

La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario. Por lo general, la noción de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre.

¿Qué es la correspondencia en una empresa?

La correspondencia se trata de un medio de comunicación que establece el trato reciproco entre dos o más personas. Por eso, la buena gestión de la correspondencia es fundamental en el sector empresarial ya que a través de la misma puede afianzarse la relación entre cliente-proveedor.

¿Qué es la correspondencia enviada y recibida?

Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del origen.

¿Cuál es la función de un archivista en la gestion documental?

¿Qué se conoce como un archivista en la gestión documental? ... En sí, es el encargado de planear, analizar e implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la preservación de los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y así, facilitar su consulta y acceso.

¿Cuáles son los 8 procesos de archivo?

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
  • Planeación: ...
  • Producción: ...
  • Gestión y trámite: ...
  • Organización: ...
  • Transferencia: ...
  • Disposición de documentos: ...
  • Preservación a largo plazo: ...
  • Valoración:

¿Cuál es el proceso de un archivo?

El proceso de archivar es revisar todos los documentos, en varias ocasiones se detectan papeles que están listos para archivarlos y aún no han terminado su trámite. Debemos estar seguros que la documentación está lista para guardar.

¿Por qué es importante un manual de correspondencia?

son útiles para la administración y conservando los que son importantes desde el punto de vista histórico y cultural. Normalizar los procedimientos del sistema de correspondencia teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

¿Cómo radicar un documento en correspondencia?

La radicación de cualquier documento debe indicar claramente los siguientes aspectos:
  1. La designación de la autoridad a la que se dirige.
  2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante legal ( si aplica) y/o apoderado si es el caso, con indicación del documento de identidad.

¿Cuáles son los documentos que no se deben radicar?

La unidad de correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación, para estos documentos cada entidad diseñara formatos de control de entrega.

¿Qué son las comunicaciones oficiales recibidas?

1.1.2 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS: Son aquellas comunicaciones que su envió tienen soporte físico, pueden contener original y máximo dos copias. La original se remite a su destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.

¿Qué es la ventanilla única documental?

3.1 FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA DOCUMENTAL

Recepcionar, radicar, registrar, distribuir, conservar y brindar el servicio de consulta sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

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