¿Cuáles son los tres tipos de inventarios documentales?

1. Dividir la columna de «Series, subseries o asuntos documentales» en tres para colocar por separado la serie, la subserie y el nombre de la unidad documental.
2. Puedes agregar un campo en el que identifiques la ruta de ubicación de la unidad documental.

¿Qué fines cumplen los inventarios documentales?

El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a ...

¿Qué es un formato único de inventario documental?

¿Qué es el formato único de inventario documental (FUID)? El inventario documental, según el Archivo General de la Nación (AGN), constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o los asuntos de un fondo documental.

¿Cómo se llama el formato utilizado para realizar los inventarios en la entidad?

El formato que se deberá utilizar para la elaboración de Inventarios Documentales en la Entidad es GD-F-11, el cual se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI de la Agencia.

¿Qué es un inventario en su estado natural?

c) Inventario en su estado natural: descripción de las unidades documentales que integran un archivo o un fondo acumulado, levantados en el estado en que se encuentran las series y documentos de cada oficina o de toda la entidad.

¿Qué campos debe tener el formato de inventario documental?

¿Qué es el inventario de baja documental?

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

¿Qué es fecha extrema en archivo?

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

¿Qué sucede con los documentos de las entidades que se privatizan o fusionan?

En los procesos de privatización, los documentos y archivos se transferirán al organismo cabeza de sector o al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, para su conservación, administración, acceso y consulta.

¿Qué es un instructivo documental?

CONSTANCIA Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. ...

¿Qué abrevia FUID?

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

¿Cómo hacer un inventario de documentos en Excel?

¿Qué es el fondo de un archivo?

Los fondos constituyen la mayor agrupación documental existente en un archivo, y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".

¿Cómo se dividen los fondos documentales?

la clasificación es la adopción de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo , una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos de documentales en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.

¿Qué es un expediente cerrado?

Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la ...

¿Qué es la depuracion de documentos?

Depuración: Acto de retirar duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, circulares, documentos sin firma y documentos de apoyo. ... Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

¿Qué es una depuracion de documentos?

Consiste en la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente, de acuerdo ...

¿Qué es la depuración de documentos en la organización?

¿Qué es la depuración? Es la eliminación física de documentos los cuales ya cumplieron su función y plazos determinados en el catálogo de disposición documental, debe de acompañarse de técnicas de selección y asentarse en una acta.

¿Qué norma nos habla del instructivo del inventario documental?

por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

¿Cuál es el significado de la palabra remitente?

1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. ... Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.